Un cop analitzada tota la documentació, el Síndic fa les consideracions següents:
En primer lloc, quant a la proposta de resolució formulada per l'instructor, d'acord amb els articles 13 i 14 del Reglament de procediment disciplinari català, es va complir el tràmit de notificar la proposta esmentada a la persona interessada a fi que al·legués el que considerés convenient. Tanmateix, l'article 15 preveu que transcorregut aquest termini sense que s’hagi presentat cap al·legació, l'instructor ha de trametre la proposta de resolució juntament amb l'expedient complet a la Junta de Govern o el Consell competent per resoldre. Així, es posa de manifest que la resolució que hauria d'haver posat fi a aquest procediment no va ser acordada per la Junta de Govern i que, per tant, va ser la inactivitat de les parts la que va deixar l'expedient paralitzat.
Amb relació a això, el Síndic recorda, d’una banda, el principi d'oficialitat pel qual es regeix el procediment administratiu. Així, d'acord amb l'article 74 de la Llei 30/1992, de 26 de novembre, del règim jurídic de les administracions públiques i del procediment administratiu comú, el procediment l’ha d’impulsar d'ofici l'Administració en tots els seus tràmits. I, d’altra banda, segons l'article 78, els actes d'instrucció per a la determinació i la comprovació de les dades segons els quals s'hagi de pronunciar la resolució, els ha de fer d'ofici l'òrgan que tramiti el procediment, sens perjudici del dret de les persones interessades a proposar les actuacions que requereixin de la seva intervenció o constitueixin tràmit legal o reglamentari establert. Per la seva banda, l'article 86 del Codi de l'advocacia catalana preveu l'impuls d'ofici del procediment disciplinari en tots els seus tràmits. En aquest cas, es considera que el fet que la promotora no complís el tràmit previst a l'article 14 del Reglament disciplinari no donava lloc a la paralització de l'expedient i, per tant, el Síndic considera que la Junta de Govern hauria d'haver dictat una resolució, encara que fos la d'arxivament.
En segon lloc, s’assenyala que a dia d'avui, pel transcurs del temps des de la darrera diligència efectuada, l'expedient està definitivament arxivat per caducitat, i el Síndic recorda el que regula la Llei 30/1992 sobre el tema de la caducitat. Segons el que recull l'article 92, la caducitat no es pot acordar per la simple inactivitat de la persona interessada en el compliment de tràmits, sempre que no siguin indispensables per dictar resolució. Així doncs, el fet que la persona interessada no formulés al·legacions ni presentés documentació nova quan se li va requerir que ho fes no impedia que el procediment continués el seu curs. Per tant, es considera que la inactivitat assenyalada no tenia cap altre efecte més que la pèrdua del dret de la promotora al tràmit esmentat. En qualsevol cas, la caducitat de l'expedient disciplinari ha tingut lloc d'acord amb l'article 94 del Codi de l'advocacia catalana, perquè han transcorregut sis mesos a comptar des de la data d'inici d'aquest expedient sense que s'hagi dictat ni notificat resolució per part de l'òrgan competent per resoldre. En aquest cas, la Junta de Govern hauria d'haver dictat la resolució que declarava la caducitat de l’expedient i ordenava l'arxivament de les actuacions.
El Síndic recorda que posa fi a l'expedient disciplinari de la resolució per la qual s'imposa la sanció, i que se n'acorda el sobreseïment i la declaració de caducitat. Aquesta resolució ha de ser motivada i resoldre totes les qüestions plantejades per les persones interessades. Així mateix ha d'expressar els recursos que siguin procedents, i també tots els requisits que preveu l'article 89 de la Llei 30/1992. Així, la motivació dels actes administratius, a més de ser una exigència legal, és necessària a fi que les persones interessades coneguin els motius i les raons en què l'Administració basa les seves decisions i per poder defensar posteriorment els seus drets. Cal entendre que la inexistència d'una resolució que declari la caducitat de l'expedient disciplinari iniciat contra la lletrada i la seva manca de notificació ha situat la promotora en una situació d'indefensió, ja que se l'ha privat del dret a formular els recursos previstos a l'article 93 del Codi de l'advocacia catalana i a l’article 67 de la Llei 7/2006, de 31 de maig, de l'exercici de professions titulades i dels col·legis professionals.
Per tant, el Síndic suggereix al Col·legi d'Advocats de Vic que dicti, en l'expedient de referència, la resolució que en declari la caducitat i que ordeni l'arxivament de les actuacions, amb indicació dels recursos que siguin procedents i amb la deguda notificació a la promotora de la queixa.