L'Ajuntament comunica al Síndic que, amb motiu d'una visita el 16 de juliol de 2004 a l'arxiu municipal per consultar els expedients de llicència d'obra major de diversos immobles, es va consultar el catàleg d'obres majors dels anys 1941 a 1976 i es va informar la persona interessada que aquestes llicències no es trobaven a l'arxiu municipal. Consegüentment, la persona interessada es va adreçar a l'arxiu d'obres dels serveis tècnics.
Des de l'arxiu municipal s'ha fet la recerca documental de les llicències d'obres d'aquests immobles. S'han consultat totes les llicències existents dels anys 1941 fins al 1976, però cap no correspon a les finques respecte de les quals la persona interessada demana les llicències.
Tampoc no s'han localitzat aquestes llicències en l'arxiu d'obres. Tanmateix, l'Ajuntament comunica que se seguirà la recerca i que tan bon punt es localitzin els expedients se'n facilitarà una còpia a la promotora.
Davant d'aquesta informació municipal, el Síndic recorda que les entitats locals han de vetllar per la custodia, l'ordenació, la classificació i la catalogació dels documents i expedients. Aquest deure, enunciat de forma general, en l'article 148 del Reglament d'organització, funcionament i règim jurídic de les entitats locals, és objecte de regulació específica en la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d'arxius i documents. Segons l'article 7 d'aquesta Llei, tots els documents públics han de tenir garantida la conservació. L'organització, l'avaluació i la conservació dels documents públics i l'accés a aquests documents són responsabilitat directa dels titulars respectius (article 9). Correspon als arxius municipals, segons l'article 32 de la Llei 10/2001, vetllar per la conservació del patrimoni documental del seu àmbit territorial.
Una vegada acabada la fase activa i semiactiva, s'ha d'aplicar a tots el documents públics la normativa d'avaluació, sobre la qual es determina la conservació o bé l'eliminació dels documents. Pel que fa a la conservació de les llicències d'obres en l'arxiu històric, d'acord amb l'Ordre de 30 de gener de 1995, aquesta ha de ser permanent.
Aquest deure de l'Administració local garanteix l'exercici del dret de totes les persones a accedir als documents que formen part de procediments administratius closos. Aquest dret no pot ser negat si no és en aplicació de les limitacions legalment establertes.
Pel que fa a aquest cas concret, respecte dels expedients de llicència d'obres als quals demana tenir accés la persona interessada, l'Ajuntament té un deure de conservació permanent i, consegüentment, la pèrdua d'aquesta documentació podria ser un incompliment del deure de custòdia.
Per tant, el Síndic suggereix que es duguin a terme les gestions necessàries per recuperar aquesta documentació i poder satisfer així, el dret de la persona interessada a tenir accés a uns documents públics, inclosos en un expedient clos del qual és titular l'Ajuntament de Figueres.