Un cop analitzada la documentació aportada per l'EMD, el Síndic constata, d'una banda, que el calendari de celebració dels plens ordinaris no s'ha complert en tots els casos durant la legislatura actual, i de l'altra, que si bé és cert que s'han contestat les sol·licituds presentades per la persona interessada, no s'ha complert el termini de resposta i la possibilitat d'accedir a la documentació demanada en els termes fixats i dins dels terminis establerts legalment.
Per aquest motiu, el Síndic trasllada diverses consideracions a l'EMD en el sentit d'oferir-li algunes pautes sobre com fer compatible l'exercici del dret d'accés a la informació dels càrrecs electes amb el deure de custòdia de la informació municipal, tot en el marc d'un ens local petit i amb mitjans escassos.
1. Regularitat dels plens ordinaris
La convocatòria de les sessions ordinàries dels plens municipals és una activitat reglada de caràcter imperatiu, i un cop establert el calendari de les sessions plenàries ordinàries és obligatori complir-lo per garantir als grups municipals la seguretat jurídica necessària per exercir la seva funció de participació en els afers públics.
L'article 98 del Decret legislatiu 2/2003, de 28 d'abril, pel qual s'aprova el Text refós de la Llei municipal i de règim local de Catalunya, estableix la periodicitat que han de tenir els plens ordinaris de les corporacions locals en funció del nombre d'habitants de l'ens. Així, si l'EMD té una població de 365 habitants, i l'article 112 del mateix decret estableix que les regles i els requisits generals relatius a la convocatòria i al sistema de votació del ple són aplicables als altres òrgans col·legiats, la periodicitat amb què s'han de dur a terme les sessions ordinàries és de tres mesos.
Quan no sigui possible complir estrictament el calendari preestablert de les sessions plenàries, el Ple tindrà la potestat de decidir sobre la modificació de la data de celebració ordinària d'aquell trimestre, sense que això comporti que no la sessió no tingui lloc o que es produeixi un canvi de règim. En qualsevol cas, haurà de tractar-se de situacions concretes de caràcter excepcional.
Per tot això, el Síndic recorda que la importància del compliment del calendari establert per als plens ordinaris i del compliment de la periodicitat mínima establerta legalment radica en el fet que és aquesta l'eina que permet formular una agenda de treball i garantir així la preparació dels grups municipals que han d'exercir la funció de control de l'acció de govern.
2. Règim de l'exercici del dret d'accés a la informació per part dels càrrecs electes
A) Sobre l'accés a la informació municipal
El dret d'accés a la informació es configura com un element essencial per garantir l'exercici del dret a la participació. No hi pot haver un exercici adequat del dret de participació sense un accés adequat i eficaç a la informació dels afers municipals, de manera que es tracta de dos drets que formen un conjunt indissociable.
La denegació d'accés a la informació demanada ha de basar-se en els supòsits taxats continguts en el Text refós de la Llei municipal i de règim local de Catalunya i, per regla general, la sol·licitud s'entendrà acceptada per silenci positiu si en el termini de quatre dies no es dicta resolució denegatòria. Amb tot, ens podem trobar situacions d'acceptació per silenci positiu però d'execució material impossible en la pràctica per la manca de disponibilitat de la informació demanada, bé perquè es denega de fet o perquè la resposta es produeix en un termini de temps del tot desproporcionat i no justificat.
En el cas objecte de la queixa, el Síndic constata que és evident que no s'han complert els terminis de resposta establerts legalment.
B) Respecte al possible abús de l'exercici del dret d'accés a la informació municipal
El Síndic recorda que l'atenció dels afers municipals no és altra cosa que la gestió i la defensa de l'interès general dels ciutadans, els quals participen en el control i la gestió de la cosa pública per mitjà dels regidors que han elegit. Aquests regidors són l'expressió del dret fonamental dels ciutadans a participar en els afers públics mitjançant representants lliurement elegits en eleccions periòdiques per sufragi universal. Com a dipositaris d'aquesta representació, els regidors gaudeixen d'un estatus legal privilegiat per exercir la seva funció, el qual inclou el dret d'accés a la informació municipal i a la participació en els òrgans de govern en els termes que estableixen les normes.
No obstant això, cal reconèixer que de forma excepcional es pot donar el cas que el volum i la recurrència de les demandes a una determinada administració puguin donar indicis d'un possible excés per part dels reclamants. En aquests casos, el Tribunal Suprem ha assenyalat que cal tenir en compte que l'exercici d'aquest dret pot afectar, de manera il·legítima, el funcionament dels serveis públics, i també que aquest dret pot ser utilitzat amb una finalitat diferent del desenvolupament de control i fiscalització, com ara l'obstrucció de l'acció de govern. En aquests casos, la jurisprudència del Tribunal Suprem s'ha manifestat en el sentit que la càrrega de la prova d'aquests usos inadequats correspon a la corporació.
El Síndic celebra que sobre aquest assumpte, i un cop demanada la seva intervenció, l'EMD hagi pogut dedicar el temps necessari per atendre les peticions de la persona interessada sense que s'hagi reportat cap incidència en el funcionament normal de l'Administració.
C) Quant al lloc i l'horari de consulta de documents
El Síndic considera que un ens municipal descentralitzat i petit que només disposa d'una persona responsable de les tasques administratives i d'atenció al públic, ha de buscar un punt d'equilibri que permeti atendre el funcionament de l'ens local i les peticions presentades. Així, considera raonable la proposta feta a la persona interessada de fixar un horari de consulta dels documents.
Ara bé, respecte al fet que s'especifiqui que la consulta es podrà efectuar en l'horari assenyalat però en presència de la secretària, el Síndic es remet a l'article 16 del Reial decret 2568/1985, de 25 de novembre, i a la sentència de cassació del Tribunal Suprem, RJ/2003/6150, de 27 de juny, que fa referència a aquest article.
El precepte assenyalat estableix que la consulta de documents o expedients s'ha de fer a l'arxiu general o a la dependència en la qual es trobin, o bé mitjançant l'entrega del document o d'una còpia a la persona interessada per tal que ho pugui consultar en els despatxos o les sales reservades als membres de la corporació.
El Síndic considera que la finalitat d'aquesta norma és garantir que tots els membres en aquest cas del consistori no solament tinguin la possibilitat d'accedir a la informació, sinó també que aquesta consulta sigui lliure, independent i autònoma i que es pugui dur a terme amb tranquil·litat i de manera pausada. El dret de custòdia sobre la informació municipal, esmentat per l'EMD, no implica necessàriament que la consulta de la documentació demanada s'hagi de fer en presència d'algun funcionari del consistori.
Per aquest motiu, el Síndic recorda a l'EMD que per complir l'article 16 del Reial decret 2568/1985, de 28 de novembre, cal articular un sistema de consulta dels documents que garanteixi que la persona interessada la pugui dur a terme de manera lliure, independent i autònoma.