Atès que, d'una banda, el Síndic ha rebut diverses queixes referents al funcionament del Registre Civil de Lleida i, de l'altra, al llarg de l'any 2012 han aparegut en diferents mitjans de comunicació diverses notícies sobre el funcionament d'aquest registre, el Síndic ha obert aquesta actuació d'ofici per estudiar aquesta qüestió.
A partir de les queixes rebudes sobre aquesta qüestió, el Síndic ha intentat, a banda de donar resposta concreta a les persones interessades, fer un seguiment del resultat de les mesures adoptades i implantades arran de l'actuació d'ofici oberta l'any 2007 (A/O 03714/2007) relativa als registres civils de Catalunya, que posava en marxa noves línies de millora organitzatives.
Fruit d'aquest estudi s'ha detectat una problemàtica, de la qual són coneixedors el Departament de Justícia i el Tribunal Superior de Justícia de Catalunya, i a la qual s'ha intentat donar solució tant des del Departament com des de la Secretaria de Govern del Tribunal Superior de Justícia de Catalunya i els seus secretaris coordinadors provincials.
Algunes de les disfuncions detectades, com ara la manca de mitjans personals o el sistema de cita prèvia, han estat solucionades parcialment pel Departament de Justícia amb l'adscripció d'una dotació del cos d'auxili judicial del Servei Comú Processal de Notificacions i Embargaments de Lleida al Registre Civil d'aquesta localitat i amb el gestor de cues que el Departament va subministrar al Registre.
En el cas que es volgués instaurar el sistema de cita prèvia, l'encarregada del Registre Civil de Lleida i la secretària judicial haurien d'aclarir amb quina finalitat es vol instaurar aquest sistema, per tal de millorar el funcionament intern d'aquesta oficina (inscripcions, certificacions, expedients de matrimoni, expedients fora de termini, nacionalitats...); a partir de la proposta caldria definir els paràmetres per preparar aquest sistema i fer-ne difusió als ciutadans i professionals.
Pel que fa a altres disfuncions detectades, com ara la manca d'atenció al públic en horari de tardes, s'ha traslladat una proposta a la Sala de Govern i a la Secretaria de Govern del Tribunal Superior de Justícia de Catalunya perquè, ateses les càrregues de treball que enregistra el Registre Civil de Lleida, estudiï la viabilitat d'aquesta proposta.
L'autorització d'obertura de tardes està condicionada a la conformitat de la magistrada encarregada del Registre Civil i de la secretària judicial i al fet que la Secretaria de Coordinació Provincial de Lleida presenti un pla de treball que determini el nombre de funcionaris i les actuacions que han de desenvolupar en horari de tarda i com ha d'incidir aquesta mesura en la millora de la productivitat en la tramitació d'expedients. Per tant, és necessari també comptar amb la disponibilitat del personal funcionari per a la prolongació corresponent de la jornada.
La proposta de crear un grup de reforç per tramitar expedients de nacionalitat ha estat desestimada, ja que el Departament de Justícia ha considerat que la situació del Registre Civil de Lleida és similar a la d'altres registres civils de característiques semblants i que l'acumulació d'expedients obeeix a una situació de col·lapse puntual que afecta de forma generalitzada tots els registres civils d'arreu del territori. Tot i això, el secretari coordinador provincial, el magistrat i la secretària judicial del Registre Civil, d'acord amb la Sala de Govern del Tribunal Superior de Justícia de Catalunya, poden fer un pla de treball específic en el qual es valori l'eficàcia de la mesura.
Finalment, el Síndic recomana al Tribunal Superior de Justícia de Catalunya que valori si el sistema del gestor de cues és suficient o cal instaurar el sistema de cita prèvia, que estudiï la viabilitat d'adoptar la proposta efectuada pel Departament de Justícia d'atendre el públic en horari de tarda i que valori l'eficàcia de la mesura de crear grups de reforç per a la tramitació d'expedients de nacionalitat. I recomana al Departament de Justícia que comprovi l'adequació de mitjans personals al Registre Civil, especialment en el cas que s'estableixi la viabilitat d'adoptar la proposta d'atendre al públic en horari de tardes i si es valora l'eficàcia de la mesura de crear un grup de reforç en la tramitació dels expedients de nacionalitat.